同窓会幹事ノウハウ

中学校、高校の同窓会幹事を務めた私が、同窓会を開催するためのノウハウを公開いたします。
大規模な高校の同窓会から、部活規模の同窓会まで応用できますので、同窓会を開催したい学生は、是非参考になさって下さい。

事前準備

幹事メンバーを集める

 実際、幹事を務めたから言えるのですが、学校規模の同窓会を開催するとなると、一人では負担が大きすぎます。現在でも仲の良い友人などに協力を依頼し、幹事メンバーを募りましょう。スマートフォンが普及した現代であれば、幹事のグループラインを作成してもいいですね!
 さらに上のレベルを目指すのであれば、性別、クラス、部活といった多種多様な幹事を募集することで、連絡の効率向上や、同級生の参加率UPに繋がります。
私の経験上では、まず各クラスの室長(この呼称で、なに高校出身か分かってしまいますね笑)に呼びかけ、 その後、室長を中心とし、クラスで1,2人の協力者を募りました。


開催日を決める

 中高と2度、同窓会を開催したのですが、平均して3~4ヶ月準備期間が必要になりますので、余裕をもって開催日を設定するといいでしょう。八幡浜市の場合、地方開催になりますので、年末年始、お盆など学生が帰省する時期に合わせると、同窓生が多く集まる傾向があります!また一般的に、中学校の同窓会は、成人式が開催される年(成人式の前後)、高校の同窓会は、大学4年次の年(来年度から就職するため)が経験上多いですね。

会場予約

開催地を決める

 久しぶりの再会は、慣れ親しんだ地元でしたいものです。また、二次会会場へのアクセスのし易さもポイントです。高校の同窓会となると、近隣の市町村からも参加される方がいますので、会場が分かりやすいと親切ですね。

会場選定・予約

 幹事が最も頭を悩ませるのが、参加者の人数予測です。初めて同窓会の幹事をされる方、また、同窓会の幹事経験が豊富でない方にとって事前に予測するのは非常に難しいものです。経験上ですが中学の同窓会の出欠率は8、9割と成人式の前後であるためか、高い傾向があります。一方、高校の同窓会は、八幡浜市だけでなく、近隣の市町村から通う学生も含まれるため、出席率は6、7割といったところです。あくまでも経験上であるため一概に言えませんが、ひとつの目安として、会場の選定、予約の際に参考にしてください。
 高校規模の同窓会が開催できるような大きな会場としては、ハーバープラザホテルなどがあります。中学校規模ですと、ほとんどの居酒屋で対応可能ですので、人数別会場一覧より確認してみてください。
あとは、予算や会場の雰囲気、二次会へのアクセスなどを考慮の上、会場を予約するといいでしょう。できることなら、一度会場の下見をされることをお勧めします。その際に、会場にはお料理の品数と飲み物の種類を確認するようにしましょう。特に、飲み物の種類はとても重要です。成人して間もないということもあり、カクテルなど甘めのお酒が好まれます。また、成人式前後の同窓会となると、未成年の同窓生もいらっしゃるので、ノンアルコールが充実していることも必須ですね。
 食事形式は多くの同窓生と交流を持てるように立食形式にするのがオススメです。急な人数変化にも対応可能なので安心です。

会費設定

 同窓会には、飲食代金以外に、会場使用料、案内状費用、プロジェクターやスクリーン使用料、記念写真撮影料など様々な費用が発生しますので、これらを考慮して会費を設定しましょう。ハーバープラザホテルで開催した高校の同窓会は5000円で会費を設定しました。

名簿作成

 同窓会の開催情報を多くの同窓生の皆さんに知らせるためには、LINEのグループ作成が便利です。ひと昔までは、同窓会名簿などを基に、案内状の発送が主流でしたが、進学や地元外への就職などにより、案内状が届かないといったデメリットがあります。LINEですと、誰かは連絡先を知っていますので、同級生の協力し、全員に連絡が届くようにしましょう。

案内状原稿作成

 中学校、高校と使用した同窓会案内状の文を記載しますので、よかったら参考にしてください。
LINEでの案内でしたが、一応案内状の形式で送りました。

【招待状の内容】

平成0年度 ○○高等学校 ○○科 卒業生同窓会のご案内
拝啓 仲秋の候、皆様お元気で御活躍のことと存じます。
さて、○○高校○○科卒業から早4年が経ちました。

そこで、下記の予定で同窓会を開催し、久しぶりに、懐かしいひとときを過ごしたいと思います。
皆様お集まりくださいますようご案内申し上げます。

敬具

            記
日時:平成4年12月29日(木)
18時〜
場所:ハーバープラザホテル (人数によっては変更あり)
会費:未定 決まり次第追ってご連絡いたします

*なお、準備の都合上、お手数ですが10月31日(月)までに出欠にかかわらず、お返事をお願いします
*欠席の場合は、ぜひ近況などをお知らせください

*ご不明な点やご質問等ございましたら、幹事(同窓 会子、同窓 会男)までご連絡ください


幹事 

同窓 会子
TEL:000-0000-0000
MAIL:dousou@gmail.com
   
同窓 会男
TEL:000-0000-0000
MAIL:dousou@gmail.com


出欠管理

出欠管理

 会場への人数報告や名札等を準備するためにも、正確な参加人数を把握する必要があります。経験上、締切日間際にならないと返信がない傾向があるため、締切日は余裕をもって2ヶ月前をお勧めします。また、地方であるため、会場が限られてしまい同窓会も集中するため、本当に早めの方がいいですよ。
出欠管理ですが、幹事のグループラインのノートに、各クラスの出席リストを作成し、順次記入していくといった方式が楽でした。また、お節介かもしれませんが、曖昧な理由で不参加としている同級生には個別で誘ってみると参加になることもあります!せっかくなら皆揃った同窓会のほうがいいですよね。

連絡先不明者管理

 連絡したものの、一向に既読が付かない同級生もいると思います。恐らく、機種変更などで、古い方のアカウントに送信しているのだと思います。その場合は、現在でも交流がありそうな同級生に依頼し、連絡を取ってもらいましょう。また、FacebookやTwitter、InstagramなどのSNSを利用した連絡もありですね。

最終人数報告

 同窓会開催日の約1カ月前には、会場へある程度の人数を報告しましょう。ほとんどの会場は大丈夫ですが、大きなズレなのが生じ、最低必要人数に満たない場合は、会場の貸し出しが許可されない場合があります。最終参加者が決定したら、同窓会参加者メンバーでグループラインを作成するといいでしょう。全体への周知事項にも使用できますし、同窓会で撮影した写真をアルバムとして残すことで、いつでも閲覧することが可能になります。

同窓会当日運営

名札や準備物

 同窓会直前になりましたら、名札や会計の準備に取り掛かりましょう。私の場合、白紙の名札を準備し、会計が済んだ同級生に記入してもらう方式を取りました。会計側でもチェックしますが、名札の有無で会計済かどうかを確認できるのでおすすめです。
 その他にも会費集金用ボックスや、お釣りの準備が必要です。また、映像などを流す予定があれば、パソコンやプロジェクターなどの必要機材も準備しましょう。

受付

 同窓会当日は、幹事メンバーは開始時間の約2時間前に会場入りし、会場の最終確認や、受付、司会進行の役割分担などの最終チェックをしておくと万全です。
受付では、参加者の皆さんから会費を徴収し、参加者リストにチェックを入れ、名札をお渡しします。全参加者を一人で担当するのは大変なので、クラスごとに担当するのがいいでしょう。

司会進行、写真撮影

 同窓会をスムーズに進行するためにも、司会を担当する方が必要になります。同窓会のメインは再開であるため、余り余興は入れずに歓談の時間をメインに取ることをお勧めします。また、幹事メンバーが主体となり、スナップ写真やクラスごとの写真などを撮影し、グループラインにアルバムを作成してあげると、思い出が形として残りますね。

会場精算

 決められた時間をオーバーしてしまうと、追加料金が発生する場合もあるので、終了時間は厳守しましょう。最終的な参加人数を会場担当者に伝え、集めた会費より料金を支払います。また、二次会等へのスムーズな移動のためにも、同窓会の終了時間までに精算を済ませておくと良いでしょう。

二次会

 同窓会の2時間という時間はあっという間に終わってしまします。そこで、幹事として二次会のセッティングは必須になってくると思いますので、事前に目星をつけておくことをお勧めします。二次会会場は近くの深夜まで営業している居酒屋か、カラオケなどが良いでしょう。2次会会場一覧にまとめていますので、ご覧ください。2次会は事前の人数把握が難しいので、予めおおよその人数で席の確保をしておくと良いでしょう。

終了後

 同窓会は、1日限りのイベントではありません。級友たちと長い付き合いが再開するスタートなのです。クラスごとや部活ごとの小さな集まりも増えることでしょう。今後も繋がりを切らさない為に、幹事は4,5年おきに大きな同窓会を定例化するのも良いでしょう。